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¿Las herramientas colaborativas aumentan la productividad?

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No es secreto que la tecnología nos ofrece puentes que acortan distancias entre colaboradores y disminuye tiempos de respuesta a un grado que no parecía posible hace 10 años, sin mencionar la facilidad de uso. Ahora, por ejemplo, solo basta con crear un grupo de WhatsApp con todo nuestro equipo para dar seguimiento a nuestros proyectos y así facilitar la colaboración; además, ¿quién no sabe usar WhatsApp en este mundo hiperconectado?

A pesar de estas bondades tecnológicas, existe algo que sigue siendo completamente humano: ¿quién en este mundo tan tecnológico nos ayudaría a dar orden a las minutas de reuniones anteriores? Un paso más atrás: ¿quién en primer lugar elaboraría esa minuta? También es muy probable que tengamos información no solo en nuestro grupo de WhatsApp, sino también en nuestro correo electrónico, en la nube… Tal vez, desde un principio ni siquiera acordamos una plataforma para guardar la información de nuestros proyectos.

Aunque estar conectados en tiempo real es solo uno de los factores que nos ayudan a ser más eficientes, contar con varias plataformas para compartir información podría desencadenar una producción incontrolable de correos electrónicos, mensajes de texto, conferencias que, sin un seguimiento apropiado, solo harían más grande la confusión del estatus real de nuestro proyecto. Por esto y más, ¿en verdad la hiperconectividad aumenta la productividad?

¿Qué herramientas usar y cómo utilizarlas?

Esto puede incluir la decisión de prescindir de ciertas tecnologías. Se trata de reflexionar cuál es la tecnología que mejor se ajusta a la cultura de la empresa.

Los empresarios deben decidir qué herramientas son las mejores para sus equipos en función de una variedad de factores: la cultura, el ritmo de comunicación y el nivel de formalidad. Quizá algunas empresas pueden dar un exitoso salto a una herramienta de colaboración, pero también habrá otras que necesitarán retener el correo electrónico como un medio de comunicación vital.

Sea cual sea la herramienta que se seleccione, es importante crear estándares y pautas que alineen la productividad individual con la productividad del equipo y la organización.